Política de Tratamiento y Protección de Datos Personales

Control de aplicación

Esta Política aplica a las operaciones en las que LEUKOS CONSULTING S.A.S. actúe como Responsable del Tratamiento y, cuando corresponda, como Encargado por cuenta de sus clientes. Debe publicarse en un medio de fácil acceso para los Titulares y mantenerse coherente con las bases, proveedores y finalidades efectivamente utilizadas por LEUKOS.

Artículo 1. Objeto y alcance

La presente Política establece las reglas que LEUKOS CONSULTING S.A.S., quien utiliza comercialmente la marca LEUKOS CONSULTING S.A.S., aplicará al tratamiento de datos personales recolectados, almacenados, consultados, usados, circulados, transmitidos, transferidos, actualizados, rectificados, suprimidos o sometidos a cualquier otra operación en el marco de sus actividades empresariales, laborales, contractuales, comerciales, creativas, digitales y de relacionamiento con terceros. Se aplica a las bases de datos y archivos físicos o electrónicos respecto de los cuales la sociedad actúe como Responsable del Tratamiento y, en lo pertinente, a las operaciones que realice como Encargado por cuenta de clientes u otros Responsables.

Artículo 2. Identificación del responsable del tratamiento

Canal responsable de peticiones de titulares: Dirección de Gestión Humana, sin perjuicio de la competencia de la Gerencia General y del apoyo de otras áreas para tramitar solicitudes.

Artículo 3. Marco normativo

Esta Política se interpreta principalmente conforme al artículo 15 *de la Constitución Política; la Ley Estatutaria 1581 de 2012; el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015; el Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio, actualizado por las instrucciones vigentes, incluida la Circular 001 de 2026; el Decreto 090 de 2018 respecto del Registro Nacional de Bases de Datos cuando resulte aplicable; la Ley 2300 de 2023 en materia de contactos comerciales y publicitarios; la Ley 527 de 1999 sobre mensajes de datos; y las normas que las modifiquen, adicionen, sustituyan o reglamenten. Cuando el tratamiento involucre relaciones de consumo, propiedad intelectual, transferencia tecnológica o actividad laboral, se aplicarán además las disposiciones especiales pertinentes.

Artículo 4. Principios rectores

El tratamiento se regirá por los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad previstos en la Ley 1581 de 2012. LEUKOS CONSULTING S.A.S. aplicará adicionalmente criterios de necesidad, minimización, proporcionalidad, temporalidad, privacidad desde el diseño, responsabilidad demostrada y prevención del riesgo, de modo que el tratamiento sea adecuado a la finalidad informada y verificable.

Artículo 5. Definiciones

Para esta Política se aplicarán las definiciones de la Ley 1581 de 2012 y del Decreto 1074 de 2015. En particular: Titular es la persona natural cuyos datos sean objeto de tratamiento; Responsable es quien decide sobre la base de datos o el tratamiento; Encargado es quien realiza tratamiento por cuenta del Responsable; autorización es el consentimiento previo, expreso e informado; transferencia implica el envío de datos a otro Responsable dentro o fuera de Colombia; transmisión implica el tratamiento por un Encargado por cuenta del Responsable; dato sensible es aquel que afecta la intimidad o cuyo uso indebido puede generar discriminación; y aviso de privacidad es la comunicación que informa sobre la existencia de esta Política, la forma de acceder a ella y las finalidades del tratamiento.

Artículo 6. Categorías de titulares

LEUKOS podrá tratar datos de, entre otros, visitantes del Sitio Web; usuarios de formularios; prospectos y leads; clientes y contactos de clientes; proveedores; aliados; contratistas; candidatos; trabajadores; aprendices y practicantes; participantes, asistentes o invitados a eventos; talentos, modelos, artistas, conferencistas y demás personas vinculadas a producciones; representantes, empleados o contactos de organizaciones con las que exista relación comercial; y demás personas naturales cuya información sea legítimamente tratada por LEUKOS.

Artículo 7. Categorías de datos

Según la relación y la finalidad, podrán tratarse datos de identificación; contacto; ubicación general; información profesional, laboral o empresarial; datos contractuales; información necesaria para facturación y pagos; preferencias e intereses comerciales; historial de interacción; información contenida en comunicaciones; imágenes, voz y material audiovisual; datos de navegación, identificadores técnicos, direcciones IP y registros de seguridad; y demás datos pertinentes. Los datos sensibles y los datos de niños, niñas o adolescentes tendrán tratamiento excepcional y reforzado conforme a la ley.

Artículo 8. Fuentes de obtención

Los datos podrán ser suministrados directamente por el Titular; recolectados mediante formularios, correo, WhatsApp, redes sociales, reuniones, eventos, contratos, plataformas autorizadas o el Sitio Web; recibidos de clientes cuando LEUKOS CONSULTING S.A.S. actúe como Encargado; obtenidos de fuentes públicas o de terceros que acrediten legitimación; o generados como consecuencia de una relación contractual, laboral, técnica o comercial. LEUKOS no utilizará fuentes obtenidas de manera ilícita ni realizará enriquecimiento indiscriminado de perfiles.

Artículo 9. Finalidades generales del tratamiento

• Atender solicitudes, consultas, mensajes, cotizaciones y requerimientos recibidos a través del Sitio Web, correo, WhatsApp u otros canales corporativos.

• Gestionar relaciones precontractuales y contractuales; elaborar, negociar, ejecutar, administrar y cerrar propuestas, proyectos y servicios.

• Administrar clientes, prospectos, proveedores, aliados y contactos comerciales; mantener trazabilidad de negociaciones, aprobaciones, entregables y comunicaciones.

• Prestar los servicios profesionales de consultoría, gestión humana, selección, formación, desarrollo, coaching y demás servicios ofrecidos por LEUKOS CONSULTING S.A.S.

• Gestionar facturación, pagos, cartera, contabilidad, impuestos, auditoría y obligaciones legales o contractuales.

• Gestionar procesos de selección, contratación, nómina, seguridad social, bienestar, SG-SST, formación, desvinculación y demás finalidades laborales legalmente procedentes.

• Gestionar eventos, producciones, contenidos y proyectos audiovisuales, incluyendo acreditaciones, logística, registro fotográfico o audiovisual y comunicaciones asociadas cuando exista habilitación legal o autorización aplicable.

• Proteger sistemas, información, instalaciones, activos, credenciales y redes; detectar, investigar y gestionar incidentes de seguridad o fraude.

• Atender consultas y reclamos de titulares, PQR, requerimientos de autoridades, procesos judiciales o administrativos y ejercer o defender derechos.

• Realizar análisis estadísticos y mediciones internas con información agregada, anonimizada o minimizada cuando resulte posible.

• Enviar comunicaciones estrictamente relacionadas con una relación solicitada, contractual o de servicio y, de forma separada cuando corresponda, comunicaciones comerciales o publicitarias autorizadas.

• Cumplir obligaciones derivadas de la Ley 1581 de 2012, el régimen de consumo, normas comerciales, laborales, tributarias, de propiedad intelectual y demás regulación aplicable.

Artículo 10. Finalidades de mercadeo y contacto comercial

El envío de mensajes publicitarios, promociones, novedades, invitaciones o contenidos de mercadeo por SMS, mensajería por aplicaciones o web, correo electrónico o llamadas se realizará con base en la autorización aplicable, respetando los canales elegidos por el Titular, su derecho de supresión o revocatoria y las restricciones de la Ley 2300 de 2023 y del Registro de Números Excluidos - RNE cuando corresponda. LEUKOS no condicionará la adquisición de un servicio ni la atención de una solicitud a la aceptación de publicidad no necesaria para la relación solicitada.

Artículo 11. Autorización y deber de información

Salvo excepción legal, LEUKOS obtendrá autorización previa, expresa e informada y conservará evidencia verificable. Al momento de la recolección informará la finalidad, los derechos del Titular, los datos de contacto del Responsable y, cuando corresponda, el carácter facultativo de suministrar datos sensibles. No se considerarán autorización el silencio, la inacción, una casilla premarcada ni fórmulas ambiguas. La evidencia podrá conservarse mediante registros electrónicos, fecha, hora, versión del texto aceptado, identificadores técnicos razonablemente necesarios y demás elementos de trazabilidad.

Artículo 12. Datos sensibles

El tratamiento de datos sensibles solo se realizará cuando exista una excepción o habilitación legal. Cuando se funde en autorización, se informará de forma explícita y previa cuáles datos son sensibles, la finalidad específica y el carácter facultativo de responder preguntas sobre dichos datos. Ninguna actividad se condicionará al suministro de datos sensibles cuando estos no sean indispensables para la finalidad legítima correspondiente.

Artículo 13. Datos de niños, niñas y adolescentes

LEUKOS no diseñará formularios generales para recolectar deliberadamente datos de menores. Cuando un proyecto, evento, campaña o producción requiera tratar información de niños, niñas o adolescentes, se aplicará un instrumento específico que respete su interés superior, sus derechos fundamentales, la participación del menor conforme a su madurez y la autorización de su representante legal, de acuerdo con la Ley 1581 de 2012 y el artículo 2.2.2.25.2.9 del Decreto 1074 de 2015.

Artículo 14. Derechos de los titulares

• Conocer, actualizar y rectificar sus datos personales.

• Solicitar prueba de la autorización, salvo las excepciones legales.

• Ser informado, previa solicitud, sobre el uso dado a sus datos.

• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones, una vez agotado el requisito de procedibilidad aplicable.

• Revocar la autorización y/o solicitar la supresión cuando proceda y no exista deber legal o contractual de conservar la información.

• Acceder gratuitamente a sus datos personales objeto de tratamiento en los casos previstos por la ley.

• No ser obligado a suministrar datos sensibles salvo habilitación legal y recibir información suficiente para ejercer sus derechos.

Artículo 15. Área y canales para el ejercicio de derechos

La Dirección de Gestión Humana coordinará la atención de peticiones, consultas y reclamos de titulares, con apoyo de la Gerencia General y de las áreas que administren la información. Las solicitudes podrán enviarse a diana.angulo@leukos.com.co, con copia opcional a diana.angulo@leukos.com.co, o presentarse por los demás canales corporativos publicados. La solicitud deberá permitir identificar al Titular, describir lo pedido e incluir información suficiente para ubicar los datos; cuando actúe un representante, deberá acreditar su calidad.

Artículo 16. Consultas

Las consultas sobre información personal se atenderán en un término máximo de diez (10) días hábiles desde su recibo. Si no fuere posible responder en ese término, se informará al interesado antes de su vencimiento, explicando los motivos y señalando una nueva fecha que no podrá superar cinco (5) días hábiles adicionales, conforme al artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Artículo 17. Reclamos

Los reclamos de corrección, actualización, supresión o presunto incumplimiento se tramitarán conforme al artículo 15 de la Ley 1581 de 2012. Si están incompletos, se requerirá subsanación dentro de los cinco (5) días siguientes; transcurridos dos (2) meses sin respuesta se entenderán desistidos. Si quien recibe no es competente, trasladará en máximo dos (2) días hábiles e informará al interesado. Recibido el reclamo completo, se incorporará la leyenda «reclamo en trámite» en máximo dos (2) días hábiles cuando ello sea técnicamente aplicable. El reclamo se resolverá en máximo quince (15) días hábiles contados desde el día siguiente a su recibo; la prórroga no podrá superar ocho (8) días hábiles adicionales.

Artículo 18. Revocatoria y supresión

La revocatoria de la autorización o supresión procederá en los términos legales. No será obligatoria cuando exista deber legal o contractual de conservar los datos, cuando estos sean necesarios para formular, ejercer o defender reclamaciones, o cuando otra base jurídica válida impida la eliminación inmediata. En tales casos se restringirá el tratamiento a la finalidad habilitante durante el tiempo necesario.

Artículo 19. Transmisión a encargados

LEUKOS podrá utilizar proveedores tecnológicos, hosting, correo, almacenamiento, CRM, mensajería, analítica, plataformas creativas, herramientas de colaboración, pagos, seguridad, soporte y otros encargados necesarios. Cuando un tercero trate datos por cuenta de LEUKOS, se establecerán instrucciones, finalidades, medidas de seguridad, confidencialidad, gestión de incidentes, atención de derechos, devolución o eliminación y demás obligaciones mediante el contrato o instrumento jurídico exigible, conforme al artículo 2.2.2.25.5.2 del Decreto 1074 de 2015.

Artículo 20. Transferencias nacionales e internacionales

Cuando LEUKOS comunique datos a otro Responsable, verificará la habilitación jurídica y, si la operación es internacional, aplicará el artículo 26 de la Ley 1581 de 2012, el Título V de la Circular Única de la SIC y las instrucciones vigentes sobre países con nivel adecuado, excepciones, instrumentos contractuales y, cuando corresponda, Declaración de Conformidad. Las transferencias o procesos de transferencia tecnológica que involucren datos personales se someterán además a las instrucciones de la SIC vigentes, incluida la Circular Externa 002 de 2025 cuando sea aplicable.

Artículo 21. Tratamiento por cuenta de clientes

Cuando LEUKOS CONSULTING S.A.S. trate datos personales siguiendo instrucciones de un cliente que determine las finalidades y medios esenciales, actuará como Encargado y limitará su actuación al contrato, las instrucciones documentadas y la ley. No reutilizará esos datos para fines propios incompatibles. El cliente conservará las obligaciones que le correspondan como Responsable, incluida la legitimación de la recolección, salvo pacto y distribución de roles jurídicamente distinta.

Artículo 22. Seguridad y confidencialidad

LEUKOS adoptará medidas administrativas, técnicas y humanas razonables y proporcionales al riesgo, incluyendo gestión de accesos, contraseñas y autenticación, separación de permisos, respaldo, actualización, control de proveedores, capacitación, gestión de dispositivos y repositorios, registros de actividad cuando sean pertinentes y deberes de confidencialidad. Los colaboradores solo accederán a la información necesaria para sus funciones. Los datos no se cargarán en nubes personales ni en herramientas de inteligencia artificial o servicios digitales no autorizados cuando exista riesgo para la confidencialidad, los derechos de los titulares o las obligaciones con clientes.

Artículo 23. Incidentes de seguridad

Todo acceso no autorizado, pérdida, alteración, envío equivocado, divulgación, extracción, malware o evento que pueda comprometer datos deberá ser reportado internamente de inmediato. LEUKOS evaluará alcance, titulares afectados, medidas de contención, restauración y deberes de reporte o comunicación a autoridades y titulares cuando jurídicamente corresponda. Se conservará trazabilidad suficiente para demostrar la gestión del incidente.

Artículo 24. Conservación y eliminación

Los datos se conservarán durante el tiempo razonablemente necesario para la finalidad informada y por los términos adicionales exigidos por normas laborales, comerciales, tributarias, contractuales, de propiedad intelectual, prescripción de acciones, auditoría o defensa de derechos. Los datos usados exclusivamente para mercadeo se mantendrán mientras exista autorización y finalidad vigente, sujetos a revisiones periódicas y al derecho de revocatoria o supresión. Cumplido el período aplicable, la información será eliminada, anonimizada o sometida a conservación restringida cuando exista justificación legal.

Artículo 25. Cookies, etiquetas y tecnologías similares

El Sitio Web podrá utilizar cookies, etiquetas, píxeles, identificadores o tecnologías similares para funciones técnicas, seguridad, preferencias, medición, analítica o publicidad. Las tecnologías estrictamente necesarias podrán operar para permitir la prestación técnica del sitio. Cuando una tecnología implique tratamiento sujeto a autorización para finalidades analíticas, publicitarias o de perfilamiento, se informará de manera clara y se implementarán mecanismos de elección acordes con la normativa colombiana. La configuración real deberá corresponder al inventario técnico vigente y a los servicios efectivamente activados.

Artículo 26. Registro nacional de bases de datos - RNBD

LEUKOS verificará anualmente si se encuentra obligada a inscribir sus bases de datos en el RNBD. Conforme al Decreto 090 de 2018 y a las instrucciones vigentes de la SIC, la obligación aplica, entre otros sujetos, a sociedades y entidades sin ánimo de lucro con activos totales superiores a 100.000 UVT. La eventual no obligación de registro no exime del cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, de esta Política ni de las demás obligaciones de protección de datos.

Artículo 27. Cambios sustanciales

Los cambios sustanciales relacionados con la identificación del Responsable o las finalidades deberán comunicarse oportunamente a los Titulares antes de implementarse y, cuando corresponda, requerir una nueva autorización. Las actualizaciones no sustanciales podrán informarse mediante publicación de la nueva versión en el Sitio Web, manteniendo control de versiones y fecha.

Artículo 28. Vigencia

La presente Política entrará en vigor en la fecha en que sea aprobada por LEUKOS CONSULTING S.A.S. y publicada en sus canales. Las bases de datos tendrán la vigencia necesaria para cumplir las finalidades y obligaciones descritas, sin perjuicio de los períodos específicos de conservación legal. La Política permanecerá disponible en el Sitio Web y será objeto de revisión periódica.

Aprobación

Aprobada por LEUKOS CONSULTING S.A.S. en Bogotá D. C.,.

DIANA ANGULO LOZANO
Representante Legal
LEUKOS CONSULTING S.A.S.
NIT 900817314-1